- Stuur eerst een herinnering met de betalingstermijn en kondig aan dat bij uitblijven van betaling een aanmaning volgt.
- Bied een betalingsregeling aan als tegemoetkoming aan de klant om samen een oplossing te vinden zonder juridische stappen.
- Gebruik een belscript voor debiteurenbeheer om effectief te communiceren, zowel per e-mail als telefonisch, en bevestig afspraken schriftelijk.
Wat zijn de mogelijkheden om op een zakelijke, maar toch klachtgerichte manier je debiteuren onder controle te houden? Lees hier de 5 belangrijkste zaken die meespelen en je weer een goede nachtrust zullen geven.
Zit jij ook regelmatig te wachten totdat je opdrachtgevers eindelijk hun facturen betalen? Lang wachten op je debiteuren: daar ben je geen ondernemer voor geworden! Maar een puik debiteurenbeheer is net zo lastig als het belangrijk is: je wilt wel betaald worden, maar ook weer niet de goede relatie met je klant op het spel zetten. Lastig!
Toch zijn er wel een aantal tips die we je mee kunnen geven, zodat je sneller betaald wordt voor al je noeste arbeid! Ook andere ondernemers profiteren hier weer van. Je creëert op jouw beurt voor jezelf ook meer financiële ruimte, om je eigen rekeningen mee te betalen of om mee te investeren in je eigen bedrijf. Daar kan toch eigenlijk niemand problemen mee hebben? Nou dan!
1. Ben direct klip en klaar
Face it: wanneer je met je debiteurenbeheer begint op het moment dat facturen niet meer betaald worden, ben je natuurlijk veel te laat. Het begint al met de (juridisch gecheckte) algemene voorwaarden die je zowel mondeling als zwart-op-wit met je klanten deelt. Inderdaad: bij het allereerste begin dus! En haal die verdomde olifant in de kamer direct aan en bespreek meteen de betaalmomenten. Dan hoef je in ieder geval niet achter je geld aan, omdat het aan duidelijkheid ontbreekt! Blijven betalingen uiteindelijk toch achter? Dan doe je er verstandig aan om er zo snel mogelijk bij te zijn. Ook daarin ben je dan in ieder geval duidelijk. Met jou valt niet te sollen.
2. Houd het vriendelijk
Krijg je ondanks alle duidelijke communicatie toch te maken met klanten die het betaaltechnisch laten afweten? Balen natuurlijk. Onze beste tip voor effectief debiteurenbeheer is in dat geval: houd het altijd vriendelijk. Ook als de facturen al ongelofelijk lang openstaan. Inderdaad, soms makkelijker gezegd dan gedaan, maar wel érg belangrijk. Op die manier jaag je je klanten nooit tegen jezelf in het harnas, heb je de gunfactor altijd mee en wordt het ook geen ordinair heen- en weer van verwijten. Begin ook niet direct met incassobureaus te dreigen of extreem formeel te communiceren: dikke kans dat je klant dan eerder bevriest dan in actie komt.
“Een groot deel van de niet-betalende klanten weet van niets, bijvoorbeeld omdat er administratief ergens iets niet helemaal goed is gegaan.”
Vraag wat er aan de hand is en waarom de factuur nog niet is betaald. Een groot deel van de niet-betalende klanten weet van niets, bijvoorbeeld omdat er administratief ergens iets niet helemaal goed is gegaan. Daar mag je gerust rekening mee houden. Je weet immers zelf ook dat een ongeluk in een klein hoekje kan zitten.
3. Maar laat er geen gras over groeien
Dat het belangrijk is om vriendelijk te blijven, betekent niet dat je er niet bovenop mag zitten. Jij hoeft natuurlijk niet de dupe te worden van andermans problemen of slordige administratie. Stuur een herinnering daarom altijd op tijd. Hanteer je een betalingstermijn van 14 dagen? Stuur dan maximaal een week later de betalingsherinnering, waarin je je klant keurig mededeelt dat je verwacht had dat de factuur inmiddels wel betaald zou zijn. Vermeld in een eerste herinnering altijd opnieuw een uiterste betaaldatum. Better safe than sorry!
Stuur je twee herinneringen en daarna een aanmaning? Houd je dan steeds aan de betalingstermijn die je daarop vermeldt. Je maakt daarmee goed duidelijk dat je er bovenop zit. Uiteraard blijf je ondertussen vriendelijk in de benadering, zodat het daar in ieder geval niet aan kan liggen.
4. Stuur een complete herinnering
Wij raden je daarnaast aan om altijd een kopie van de openstaande factuur met je herinnering mee te sturen. Dat maakt het voor je klant weer makkelijker om de originele factuur in te boeken, mocht hij of zij dit vergeten zijn. Ontzettend sympathiek van je!
5. Wijs op de gevolgen
Zoals we in de eerste tip al meegaven: laat aan helderheid niets te wensen over! Wijs daarom zowel in de herinnering(en) als in de eventuele aanmaningen op de gevolgen als de betaling uitblijft.
Geef op de herinnering aan wat de betalingstermijn is en dat je daarna opnieuw een herinnering of een aanmaning zult versturen. Op de aanmaning geef je aan dat, wanneer de betaling uitblijft, je de factuur zult overdragen aan een incassobureau.
Om de klant tegemoet te komen, kun je ook een betalingsregeling voorstellen. Zo los je het misschien toch nog samen op, zonder dat het een nodeloos ingewikkeld juridisch verhaal wordt (waar uiteindelijk helemaal niemand op zit te wachten).
6. Tikkie Zakelijk
Een laagdrempelige manier om je klant er vriendelijk op te wijzen dat er nog ‘wat’ openstaat: Tikkie Zakelijk! Heeft diegene meteen door dat hij of zij iets is vergeten, welk bedrag dit is én kan het bedrag meteen worden afgetikt. Win-win-win! Plak je er nog een vriendelijk bedankend smoelenboekje van jezelf of je collega’s achteraan, dan blijft het helemaal gezellig!
Een belscript voor debiteurenbeheer, mocht het allemaal tot niets leiden
Het is vrij gebruikelijk om facturen per e-mail te versturen. Maar soms komen e-mails niet aan (hallo spam-box!) of zit de inbox van de klant rammetje vol. Het is daarom helemaal niet zo’n gek idee om een factuur zowel per e-mail als per post te versturen. Dan ben je er in ieder geval zeker van dat ‘ie goed aankomt! Of hij ook wordt betaald is dan natuurlijk weer een verhaal apart.
Maar soms werkt het ook beter door ‘gewoon’ even te bellen. Zo kan de klant moeilijker om jou heen en behoud je het persoonlijke contact. Vraag op een nette manier wat er aan de hand is en denk mee, maar laat je niet met een kluitje in het riet sturen. Zorg ervoor dat je in ieder geval ophangt met een duidelijke afspraak. Bevestig je telefonisch gemaakte betaalafspraken altijd per e-mail of post, zodat alles ook zwart-op-wit staat.
Tip: maak een belscript voor debiteurenbeheer. Zo voorkom je dat je vastloopt tijdens het gesprek, stel je altijd de juiste vragen en heb je de stappen bij de hand waarop je je klant kunt wijzen bij het uitblijven van de betaling. In een belscript kun je bijvoorbeeld ook op voorhand antwoorden verzinnen op mogelijke vragen of reacties van je klant. Op deze manier sta je geen moment met je mond vol tanden.
Jouw facturen sneller betaald?
Wil je jouw facturen sneller betaald krijgen? Dan is onze voornaamste tip: neem jouw debiteuren serieus! Besteed er zelf genoeg tijd aan om dit goed onder controle te krijgen en te houden, of huur iemand in met verstand van (debiteuren)zaken.
Je kunt nu in ieder geval aan de slag om jouw debiteurenbeheer een stuk effectiever in te richten. Je zult zien dat het aantal achterstallige betalingen flink zal dalen, waardoor je het jezelf, zowel financieel als administratief, weer een stuk makkelijker maakt.
Werkkapitaal voor wat extra lucht
Ondanks alles kan het natuurlijk nog steeds voorkomen dat een klant, om wat voor reden dan ook, nog lang niet gaat betalen. Om ervoor te zorgen dat je hierdoor zelf niet in de problemen komt, kan een snelle tijdelijke aanvulling van je werkkapitaal uitkomst bieden.
BridgeFund biedt jou die mogelijkheid: op snelle en simpele wijze verstrekken wij zakelijke leningen aan bedrijven. Aanvragen kost je 5 minuten, het geld staat vandaag nog op je rekening en wij doen niet aan kleine lettertjes. Wees welkom!
