-
- Het scheiden van zakelijke en privétransacties helpt rompslomp te voorkomen.
- Bv’s zijn verplicht een zakelijke rekening te openen, terwijl het voor zzp’ers en vof’s sterk wordt aanbevolen.
- Bij het kiezen van een zakelijke bankrekening zijn kosten, services en benodigde functionaliteiten belangrijke overwegingen.
De eerste factuur is gestuurd, lekker bezig! Laat dat geld maar binnenkomen. Maar op welke rekening ontvang jij je zuurverdiende knaken?
Zelf je geld verdienen is hartstikke leuk. Maar die facturen kunnen ook een hoop administratieve rompslomp veroorzaken. Een manier om het jezelf iets makkelijker te maken, is door een zakelijke rekening te openen. Wat zijn de voordelen daarvan? Laten we verschillende rechtsvormen afgaan.
Een zakelijke rekening als zzp’er
Stel dat jij freelance copywriter bent en maar een paar facturen per maand stuurt, is een zakelijke rekening dan nodig? Kun je daar niet gewoon je privérekening voor gebruiken? Waarom zou je als zzp’er een zakelijke rekening openen? Laten we vooropstellen: niks moet. Je bent als zzp’er niet wettelijk verplicht om een zakelijke rekening te openen. al mag je niet van iedere bank zakelijke transacties laten plaatsvinden op een privérekening. Banken waar dat aan de orde is zijn onder andere ABN AMRO, Rabobank, ING en Bunq.
Maar los van waar het wel of niet mag, is hoe dan ook een slimme keuze om als zzp’er een zakelijke rekening te openen. Je boekhouding wordt namelijk een zooitje als al je privétransacties en zakelijke transacties door elkaar lopen. Als het tijd is voor je btw-aangifte heb je er een dagtaak aan om alle nutteloze transacties eruit te filteren. De Belastingdienst eist ook dat je als zzp’er je administratie op orde houdt en kan een steekproef uitvoeren. Als jij dan niet netjes een overzicht van je financiën kunt overhandigen, heb je een probleem. En dat wil je natuurlijk niet. Ook is het bij een hoop financiers een harde voorwaarde om over een zakelijke rekening te beschikken wanneer je een zakelijke lening aanvraagt.
Kortom: als je beter overzicht in je administratie wilt, kun je niet om een zakelijke rekening heen. Daarnaast staat het natuurlijk ook een stuk professioneler richting je klanten.
Een zakelijke rekening openen met een bv
Als je een bv opricht, moet je verplicht een zakelijke rekening openen. Logisch ook, want een bv is een rechtspersoon. Dat betekent dat de bv aansprakelijk is voor alles wat er met het bedrijf gebeurt en niet jij. De bv moet dus een eigen rekening hebben.
Bij welke bank je het best je zakelijke rekening kunt openen, is afhankelijk van je wensen. Zo heeft de één lagere maandelijkse kosten, maar betaal je wel een bedrag per transactie. Andere banken geven je weer 500 of 1000 transacties per jaar gratis. En als je een pinautomaat nodig hebt omdat je bijvoorbeeld een winkel hebt, verschillen de kosten ook weer per bank.
Een zakelijke rekening openen met een vof
Een vof (vennootschap onder firma) werkt weer net iets anders dan een bv of een eenmanszaak. Bij een vof ben je met meerdere vennoten de eigenaar van het bedrijf. Hoewel je een vof met meerdere mensen bestuurt, is het bedrijf niet een eigen rechtspersoon, zoals bij een bv wel het geval is. Een zakelijke rekening is dan ook niet verplicht bij een vof, maar wel erg aan te raden.
Je kunt je voorstellen dat het niet zo handig is als je een factuur stuurt naar een bedrijf en het bedrag vervolgens op een privérekening van je vennoot wordt gezet. Een zakelijke rekening is ook handig om iedere vennoot inzicht te geven in de financiën van het bedrijf. Daarnaast wordt het zonder zakelijke rekening één grote soep zodra het tijd is voor de inkomstenbelasting en de btw-aangifte. Kortom: een zakelijke rekening te openen voor je vof? Doen!
De kosten van een zakelijke rekening
We stipten het al kort even aan: de kosten van een zakelijke rekening verschillen per bank en per rechtsvorm van je bedrijf. Het ligt volledig aan jouw wensen welke bank het meest geschikt is. Zo staat ABN AMRO bekend als een geschikte bank voor kleine en middelgrote bv’s, maar lijkt Knab weer meer geschikt voor mensen met een eenmanszaak.
Je moet vooral bedenken wat je allemaal verlangt van je zakelijke rekening:
- Heb je een of meerdere betaalpassen nodig?
- Wil je bij vragen een fysieke locatie in de buurt kunnen bezoeken?
- Welke functionaliteiten op het gebied van internet en mobiele toepassingen wil je graag benutten bij de zakelijke rekening?
- Of wil je juist zoveel mogelijk transacties kosteloos kunnen uitvoeren?
- Moet je hem kunnen aansluiten op een pinautomaat of een boekhoudprogramma?
- Wil je incasso’s kunnen uitvoeren bij klanten?
- En, indien je ook internationaal zaken doet of die ambities hebt, is het ook van belang te kijken naar de mogelijkheden voor internationale betalingen en valuta wisselingen.
Als je daar antwoord op hebt, kun je op zoek naar een geschikte bank. Let bij die keuze – naast de kosten – ook op welke voordelen de bank nog meer biedt bij je zakelijke rekening zoals adviezen, kortingen en verzekeringen.
Mag je je privérekening zakelijk gebruiken?
Een privérekening is een stuk goedkoper dan een zakelijke rekening. We kunnen ons dus voorstellen dat je erover dacht om een tweede privérekening te openen als je gaat ondernemen. Mag je dan je privérekening zakelijk gebruiken? Helaas pindakaas, zo werkt het niet in de bankenwereld. Als je de voorwaarden erop naslaat, vind je hoogstwaarschijnlijk de mededeling dat je je privérekening niet mag gebruiken voor zakelijke doeleinden.
Bereid je er dus op voor dat je een (klein) bedrag per maand moet uittrekken voor het ontvangen van je geld. Een schrale troost: je mag die kosten wel weer aftrekken van je opbrengsten.
Veelgestelde vragen
Je kunt bij de de meeste banken kosteloos een spaarrekening koppelen aan je zakelijke rekening. Dan kun je bijvoorbeeld de btw of je inkomstenbelasting vast opzijzetten. Het ligt een beetje aan de bank waar je bij zit, maar vaak krijg je rente op het bedrag dat op je zakelijke (spaar)rekening staat. Hoeveel rente je krijgt verschilt per bank en per soort rekening waar het geld op staat.
Een zakelijke rekening is alleen verplicht als je bedrijf ook een eigen rechtspersoon is, zoals bij een bv en een nv het geval is. Eenmanszaken en vof’s zijn niet verplicht om een zakelijke rekening te openen. Maar het is hoe dan ook aan te raden om dat toch te doen. Je administratie wordt er namelijk een stuk makkelijker op als je je privétransacties en je zakelijke transacties gescheiden houdt.
Een zakelijke rekening kun je niet openen zonder KVK-nummer. Je moet je dus eerst inschrijven in het KVK-Handelsregister voordat je bij de bank kunt aankloppen voor een zakelijke rekening.
Een zakelijke rekening heeft veel voordelen. Je houdt je zakelijke- en privétransacties gescheiden, en daar ben je maar wat blij mee als je je btw-aangifte moet gaan doen. Je boekhouder trouwens ook. Die verplicht je zelfs vaak tot het hebben van een zakelijke rekening, omdat hij anders veel te veel moet uitpluizen. Daarnaast staat een zakelijke rekening veel professioneler richting je klanten en krijg je vaak een extra betaalpas. Dat maakt het een stuk eenvoudiger om spullen op de zaak te kopen.
Ja, je mag meerdere zakelijke bankrekeningen hebben. Bij de meeste banken kun je dat eenvoudig online regelen.
Je moet vaak best wat geld opzijzetten op je zakelijke (spaar)rekening om je btw-aangifte en je overige belastingen te kunnen betalen. Gelukkig is dat over het algemeen geen probleem. En omdat het vermogen op je zakelijke rekening meetelt voor het vermogen van je onderneming, valt dit buiten box 3. Je betaalt er dus geen vermogensbelasting over. Toch zitten er wel grenzen aan dit bedrag. Je moet bij de belastingdienst kunnen aantonen dat het om zakelijk geld gaat, dus het moet in de boeken terug te vinden zijn. Als je in verhouding erg veel winst op je zakelijke spaarrekening zet, kan de belastinginspecteur moeilijk gaan doen.
