Voorbeeld winst- en verliesrekening

Ondernemen is het tofste wat er is. Het creëren van iets wat er gisteren nog niet was, geeft een waanzinnige kick. Boekhouden niet. Daar kunnen we kort over zijn. Voor zzp’ers staat de administratie dan ook laag op de prioriteitenlijst. Maar aangezien het toch moet gebeuren, kunnen we het beter direct goed doen. Zoals met dit superhandige Excel-voorbeeld van een winst- en verliesrekening. 

Weinig tijd, werk efficiënt

Als ondernemer houd je tientallen ballen tegelijk in de lucht. ’s Ochtends zit je bij de gemeente om je uitbreidingsplannen te presenteren, ‘s middags speur je LinkedIn-profielen af voor de versterking van je marketingteam en ’s avonds bedenk je tijdens het eten een ijzersterke visie om via crowdfunding investeerders binnen te hengelen. Druk zijn is te gek, zolang het geen stress oplevert. Zorg er daarom voor dat de basis van je boekhouding als een huis staat. Dan houd je het makkelijk bij zonder dat het je veel tijd kost.

Je eigen custom-made winst- en verliesrekening in Excel

Leuk, zo’n voorbeeld van een winst- en verliesrekening, resultatenrekening of exploitatierekening. Maar jouw situatie is toch weer net anders. Daarom vind je in dit artikel stap-voor-stapuitleg hoe je het voorbeeld personaliseert naar een custom-made model dat als een maatpak past bij jouw specifieke bedrijfsvoering. En door het Excelbestand zelf te tweaken, begrijp je de getallen ook beter. Wow, pas op hoor, straks ga je het nog leuk vinden…

Stap 1: Omzet

Laten we met het mooiste beginnen: sales. Hier gaan de meeste ondernemers terecht lekker op, want inkomen is het bestaansrecht van je business. Het liefst scheidt je je omzet in rubrieken, om ze individueel te analyseren. Welke verdeling je gebruikt is afhankelijk van je bedrijf. Je kan denken aan:

Stap 2: Kostprijs van je omzet (inkoop)

De volgende stap is het berekenen van je bruto winst, oftewel de verkoopmarge. Tel hiervoor de directe kosten op die nodig zijn om je product te maken. Stijgt je omzet, dan stijgen deze kosten evenredig mee. Dit noem je inkoop of kostprijs van de omzet.

Wanneer het product nauwelijks verandert, zoals bij een visboer of houthandel, is de marge relatief klein. Als je materialen verwerkt tot een compleet nieuw product, zoals bij een restaurant of meubelmaker, zal de marge groter zijn. Freelancers die alleen hun uren verkopen scoren zelfs 100% bruto winst, omdat ze geen inkoopkosten hebben.

Stap 3: Operationeel resultaat

Nu we inkoopkosten gehad hebben, is het de beurt aan operationele kosten (of exploitatiekosten). Denk aan huur voor een opslagloods, winkelpersoneel en online advertenties. Deze uitgaven staan redelijk vast en schommelen dus niet mee met je verkoop. Zo zal de winkelhuur hetzelfde blijven, of je nu veel of weinig verkoopt. Als de omzet stijgt, nemen de operationele kosten daarom naar verhouding af. Elke branche heeft z’n eigen relevante categorieën, dus geven we je een paar voorbeelden.

Stap 4: Resultaat vóór belasting

Het verschil tussen het operationeel resultaat en het resultaat voor belasting bestaat uit financiële kosten. Deze kosten hebben betrekking op investeringen en de manier waarop je die gefinancierd hebt. Waar het operationeel resultaat laat zien hoe goed de dagelijkse zaken gaan, toont het resultaat voor belasting aan of je onderneming op lange termijn financieel gezond is. 

Rentelasten

Voor de opstartfase van je bedrijf, aanschaf van een bedrijfspand of uitbreiding van het wagenpark heb je in een keer veel geld nodig. Daarvoor sluiten veel ondernemers een lening af bij een bank, een familielid, of, we gooien ‘m er maar even in, bij BridgeFund. Over geleend geld betaal je rente, wat hier als kostenpost op de winst- en verliesrekening komt te staan. Ook kredietrente voor rood staan vind je hier terug. 

Afschrijvingen

Kost iets meer dan € 450 en doe je er langer mee dan een jaar? Dan schrijf je deze kosten verspreid af over minimaal 5 jaar. Je hebt het bedrag al uitgegeven, maar op je winst- en verliesrekening blijven deze kosten elke maand terugkomen totdat het hele bedrag is afgeschreven.

Aflossingen

Behalve dat je rente betaalt, betaal je een lening ook in termijnen terug. Die aflossingen gaan inderdaad maandelijks van je rekening af, maar je koopt er niets voor. Daarom zijn dit geen kosten die je terugziet op de winst- en verliesrekening. Net zo min als dat je een storting van een lening op je bankrekening als omzet telt. Weet je waar je deze inkomsten en uitgaven wel ziet? Op je liquiditeitsrekening (interne link).

Stap 5: Resultaat ná belasting

Al die verschillende resultaten zijn allemaal leuk en aardig, maar het draait uiteindelijk om echte flappen in je zak. Netto winst, of resultaat na belasting, noemt de boekhouder dat. De soort belasting die je betaalt, hangt af van je rechtsvorm (interne link). In het voorbeeld gaan we uit van een bv. Die betaalt 19% vennootschapsbelasting (interne link) tot € 200.000 en daarboven 25,8%. Heb je een eenmanszaak of vof? Dan betaal je inkomstenbelasting (interne link) over je winst: 36,93% tot € 73.031 en 49,50% daarboven (2023).

Stap 5: Totaaloverzicht

Zet je alle rubrieken onder elkaar, dan ziet het er voor onze visboer zo uit:

Stap 6: Periode

De winst- en verliesrekening is geen momentopname, want omzet en kosten gaan altijd over een periode. Een logische termijn is een boekjaar, maar dat is eigenlijk te globaal om uitschieters te signaleren. Voor beter inzicht verdeel je de winst & verliesrekening daarom in sub-periodes. Dat kunnen kwartalen, maanden, weken of zelfs dagen zijn. Voor de meeste bedrijven is een W&V per maand voldoende gedetailleerd. Deze tijdvakken zet je horizontaal neer, zodat er kolommen ontstaan. De laatste kolom geeft het totaal (hele jaar) van alle sub-periodes.

Stap 7: I love it when a plan comes together

Nu je verticaal de categorieën en horizontaal de periodes hebt staan, kan je de winst- en verliesrekening helemaal invullen. Achter de totaalkolom staat de categoriewaarde als percentage van de totale omzet. Negatieve resultaten kleuren rood, zodat je direct ziet in welke maanden problemen ontstaan.

Stap 8: Exploitatiebegroting

De winst- en verliesrekening vertelt welke resultaten je in de afgelopen periode hebt behaald. Dat geeft onmisbare informatie om de prestaties van je bedrijf te analyseren. Maar nu komt het: je kan hetzelfde model ook gebruiken voor een periode in de toekomst. Dan heet het een begroting. 

Bepaal budgetten voor volgend jaar

Door een prognose te maken van je omzetten en kosten voor volgend jaar, bepaal je meteen de budgetten. Je weet voor elke maand precies hoeveel omzet elk kanaal moet binnenhalen en hoeveel je aan elke categorie kan uitgeven. Best lekker die exacte wetenschap, werkt meestal beter dan de stand van de sterren. Nu alleen nog even die omzetten waarmaken…