- Een balans is essentieel voor een bedrijf omdat het een momentopname biedt van bezittingen en schulden, wat cruciaal is voor financiële inzichten en rapportages.
- Hoewel niet alle bedrijven wettelijk verplicht zijn om een balans op te stellen, biedt het zelfs voor zzp’ers en vof’s waardevolle informatie over hun financiële status.
- Het opstellen van een balans vereist een duidelijke structuur: activa (bezittingen) aan de linkerzijde en passiva (schulden en eigen vermogen) aan de rechterzijde, met het principe van dubbel boekhouden als basis voor nauwkeurige financiële registratie.
Als we de YouTube goeroes mogen geloven, is een gebalanceerd leven vooral een gezonde verhouding tussen positieve en negatieve emoties. Ook zakelijk is evenwicht essentieel. Want natuurlijk is het schitterend om veel te bezitten, maar het zegt pas iets als je weet hoe dat is bekostigd. Helaas zijn goeroes geen financieel experts. Als je écht wil weten hoe een onderneming ervoor staat, is het tijd om de balans op te maken.
Wat is een balans?
Een balans is een boekhoudkundig overzicht van je bezit en je schuld. Het geeft aan wat je bedrijf waard is en hoe je dat gefinancierd hebt. Aangezien die stand elke dag verandert, is elke balans een specifieke momentopname. Samen met een winst- en verliesrekening vormt een balans de basis van je administratie.
Moet je een balans maken?
Of je wettelijk verplicht bent om een balans op te maken, hangt van je rechtsvorm af. Een bv of nv moet de jaarstukken, inclusief balans, verplicht deponeren bij de KvK. Een vereniging met ANBI-status of meer dan 6 miljoen omzet ook. Alle administratieve regels vind je in ons overzicht van rechtsvormen (interne link) . Voor een zzp’er met een eenmanszaak of een vof is het opstellen van een balans niet verplicht. Toch raden we het wel aan. Het kost namelijk niet veel tijd en geeft de ondernemer extreem nuttige informatie.
Hoe ziet een balans eruit?
Een balans heeft 2 zijden, jawel, net als een weegschaal. In de linkerkolom staan alle bezittingen, die je debet of activa noemt. In de rechterkolom staan alle schulden, die je credit of passiva noemt. De som van beide kanten is altijd gelijk. Op het eerste gezicht lijkt dat vreemd, want een bedrijf kan toch winst maken? Dat klopt, maar een balans is gebaseerd op het principe dubbel boekhouden. Het principe is eenvoudig: elke transactie heeft invloed op twee rekeningen. Een transactie wordt weergegeven aan de debetzijde (activa en kosten) en aan de creditzijde (passiva en eigen vermogen). Het totaal aan debetbedragen moet altijd gelijk zijn aan het totaal aan creditbedragen. Het is als een weegschaal die altijd in evenwicht blijft. Zo kunnen fouten snel worden opgespoord en is er een duidelijk beeld van de financiële status.
Wat kan je aflezen aan een balans?
De balans geeft het evenwicht weer tussen bezittingen en schulden. Die verhouding is cruciaal om de waarde en de financiële stabiliteit van een onderneming te bepalen. Dat is niet alleen interessant voor de eigenaar, maar ook voor potentiële investeerders, aandeelhouders en beurshandelaren.
Hoe maak je een balans?
1. Zelf maken in Excel
Ga in Excel aan de slag met behulp van onze template (interne link). De eerste keer kost het misschien wat meer tijd, maar daarna is het een kwestie van invullen. Je tijd en moeite worden ruimschoots beloond met waardevolle financiële inzichten.
2. Met een boekhoudprogramma
De meeste administratiesoftware kan op elk gewenst moment een balans uitdraaien. Denk wel aan de gouden vuistregel: bagger in, bagger uit. Wees daarom alert dat je elke factuur, transactie en grootboeknummer correct inboekt. Controleer ook altijd of je geen gekke dingen ziet op de balans.
3. Uitbesteden aan je accountant
Een boekhouder of accountant weet als cijfer-fluisteraar perfect hoe je een balans maakt. Wees wel betrokken bij het aanleveren van de cijfers en vraag om een persoonlijke toelichting op je balans. Als je begrijpt wat je sterktes en zwaktes zijn, weet je ook welke invloed je hebt op je financiële situatie.
Welke balansposten zijn er?
Elke euro die binnenkomt of eruit gaat, heeft een vaste plek op de balans. Maar waar? Gebruik de indeling hieronder om te bepalen waar je eigen balansposten horen te staan.
Activa/debet/bezittingen
Aan deze kant staan de ‘goodies’, oftewel alles wat eigendom van je bedrijf is. Alles opgeteld vertegenwoordigt dit de totale waarde van je bedrijf.
1. Vaste activa
Vaste activa zijn bezittingen die langer dan een jaar meegaan. Zie hieronder enkele concrete voorbeelden.
1.1 Materiële vaste activa
Materiële vaste activa is bezit dat je kan aanraken.
- Gebouwen
- Machines
- Vervoersmiddelen
- Inventaris
- Computers
1.2 Immateriële vaste activa
Immateriële vaste activa is niet tastbaar bezit. Het zweeft, maar is onlosmakelijk met je bedrijf verbonden.
- Goodwill
- Merknaam
- Patenten
- Vergunningen
1.3 Financiële vaste activa
Financiële vaste activa is economisch bezit.
- Aandelen in een ander bedrijf
- Uitstaande leningen
2. Vlottende activa
Vlottende activa zijn bezittingen die korter dan een jaar meegaan. Zie hieronder enkele concrete voorbeelden.
2.1 Voorraad
Voorraad is wat je hebt ingekocht om te gebruiken voor de verkoop. Dat kunnen kant-en-klare producten zijn, maar ook grondstoffen, ingrediënten of verpakkingsmateriaal.
- JBL koptelefoons
- Meubelhout
- Aubergines
- Pizzadozen
2.2 Vooruitbetaalde bedragen
Vooruitbetaalde bedragen geven je recht op iets in de toekomst.
- Jaarabonnement onderhoud server
- Vooruitbetaalde premie verzekering
- 3 maanden borg huur
2.3 Te vorderen
Te vorderen bedragen verwacht je te ontvangen, bijvoorbeeld een net verstuurde factuur. Maar let op: als die klant failliet gaat, kan je fluiten naar je geld. Dan staat dat bedrag hier niet meer.
- Voorbelasting btw
- Openstaande facturen debiteuren
Btw op de balans
Alle bedragen op de balans zijn netto, dus zonder btw. Het totaal aan btw dat je terugkrijgt van de Belastingdienst (voorbelasting) staat links bij ‘te vorderen’. Het totaal aan btw die je moet afdragen aan de Belastingdienst staat rechts bij ‘kortlopende schulden’.
3. Liquide middelen
Liquide middelen zijn direct beschikbaar. Om betaalissues te voorkomen beschikt een gezond bedrijf daarom over voldoende liquide middelen.
- Banksaldo rekening courant (negatief als je rood staat)
- Banksaldo spaarrekening
- Cash in een schoenendoos onder je bed
Voor een bedrijf is het van levensbelang om liquide te zijn. In normaal Nederlands: dat een bedrijf in staat is om alle openstaande rekeningen op tijd te betalen. Je kunt dit zien door de liquiditeit te berekenen. Benieuwd hoe? Wij schreven er een artikel over!
Passiva/credit/schulden
Aan de rechterkant staat opgesomd hoe je al die activa van links gefinancierd hebt. Dat is een combinatie van geld van de eigenaar, leningen en schulden. Ook het totaal van deze kant vertegenwoordigt de waarde van je bedrijf, want de som van beide zijden is gelijk.
1. Eigen vermogen
Zou je al je bezittingen verkopen en al je schulden aflossen (niet doen!), dan houd je het eigen vermogen over. In de praktijk is eigen vermogen opgepotte winst, maar administratief is eigen vermogen een schuld aan de eigenaar. Het kan zowel positief als negatief zijn.
Negatief eigen vermogen
Wanneer de business wat minder gaat, kan het eigen vermogen onder nul komen. Het wordt dan lastig om aan je betaalverplichtingen te voldoen. De eigenaar heeft nu een schuld aan het bedrijf en zal moeten bijstorten om problemen te voorkomen.
2. Langlopende schuld
Langlopende schulden moet je op termijn terugbetalen, maar hebben een looptijd van langer dan 1 jaar.
- Hypotheek
- Lening bank
- Lening familie
3. Kortlopende schuld
Kortlopende schulden moet je redelijk snel terugbetalen, want ze hebben een looptijd van korter dan 1 jaar.
- Te betalen btw
- Vakantiegeld personeel
- Openstaande facturen crediteuren
Voorbeeld balans
Hier zie je een voorbeeld van de balans van een restaurant. Je kan dit template downloaden en aanpassen naar jouw specifieke situatie. Let op: het eigen vermogen wordt automatisch berekend om de totalen kloppend te maken.
restaurant Het Gouden Ei
balans per 31/12/2023
| Activa | Passiva | ||||||||
| Vaste activa | Materieel | opslagloods | 150.000 | Eigen vermogen | eigenaar | 27.000 | |||
| bestelbus | 15.000 | ||||||||
| inventaris | 140.000 | ||||||||
| Immaterieel | goodwill restaurant | 80.000 | |||||||
| Totaal vaste activa | 385.000 | Totaal eigen vermogen | 27.000 | ||||||
| Vlottende activa | Voorraad | food | 6.000 | Langlopende schulden | hypotheek | 150.000 | |||
| non-food | 7.000 | lening bank | 80.000 | ||||||
| Vooruitbetaald | borg restauranthuur | 22.500 | lening familie | 160.000 | |||||
| abonnement alarm | 1.200 | ||||||||
| Te vorderen | voorbelasting (btw) | 7.800 | |||||||
| debiteuren (facturen) | 4.500 | ||||||||
| Totaal vlottende activa | 49.000 | Totaal langlopende schulden | 390.000 | ||||||
| Liquide middelen | Bank | rekening courant | 7.400 | Kortlopend schulden | te betalen btw | 18.500 | |||
| spaarrekening | 16.000 | vakantiegeld personeel | 6.700 | ||||||
| Cash | kassa | 500 | crediteuren (facturen) | 16.000 | |||||
| wisselgeld | 1.000 | huur en energiekosten | 2.500 | ||||||
| te storten | 1.800 | ||||||||
| Totaal liquide middelen | 26.700 | Totaal kortlopende schulden | 43.700 | ||||||
| Totaal activa | 460.700 | Totaal passiva | 460.700 | ||||||
Kengetallen uitrekenen
Kengetallen (interne link) helpen jou, maar ook andere geïnteresseerden, om de financiële eigenschappen van je bedrijf te beoordelen. Je kan kengetallen als KPI’s gebruiken en actief beleid voeren om een bepaalde score te halen. Zodra je een balans hebt gemaakt, is het uitrekenen van kengetallen easy peasy. Dit zijn de bekendste:
1. Solvabiliteit
Solvabiliteit (link) geeft aan hoeveel van je bedrijf is gefinancierd met eigen vermogen, wat een goede indicatie van de financiële gezondheid van je bedrijf is. Het zegt eigenlijk: “In hoeverre ben je in staat om aan je verplichtingen te voldoen?” Banken eisen voor een lening vaak een solvabiliteit van 25% of hoger.
Solvabiliteit = (eigen vermogen / totaal passiva (of activa)) ×100%
In ons voorbeeld is de solvabiliteit 6%, wat aan de lage kant is.
2. Current Ratio
De current ratio geeft aan hoe groot je buffer is. Een current ratio lager dan 1 wil je liever niet, want dan ben je niet meer in staat om de rekeningen te betalen. Hoger dan 2 is ook niet verstandig, want dan staat er te veel geld stil en vormen grote voorraden een risico.
Current Ratio = (liquide middelen + vlottende activa) / kortlopende schuld
In ons voorbeeld is de current ratio 1,73, wat lekker comfortabel is. Dit betekent dat het bedrijf €1,73 aan vlottende activa heeft voor elke euro aan kortlopende schulden. Lees hier (link) meer over de current ratio.
3. Quick Ratio
De quick ratio laat zien hoe goed je in staat bent om schulden direct af te lossen. Daarvoor tel je dus geen voorraden of vooruitbetaalde kosten mee. Het algemene advies is om een quick ratio rond de 1 te hebben.
Quick Ratio = (liquide middelen + te vorderen) / kortlopende schuld
In ons voorbeeld is de quick ratio 0,89, wat zeer gezond is.
Wanneer maak je een balans?
De balans is een momentopname, dus dat doe je op de dag dat je de waarde van je bedrijf wil vaststellen. Net zoals bij het taxeren van je huis. Kies een handige dag om maanden, kwartalen of jaren met elkaar te vergelijken. Voor de jaarcijfers is 31 december sowieso een logische datum om de balans op te maken.
Wat is een openingsbalans en eindbalans?
Om de voortgang van een jaar te beoordelen, maak je op 1 januari een openingsbalans en op 31 december een eindbalans. En wel zo mooi meegenomen: die eindbalans is meteen ook de openingsbalans van de volgende periode.
Veelgestelde vragen
Jazeker. Met het Excel-sjabloon van BridgeFund schud je binnen no time een professionele, perfect kloppende balans uit je mouw.
Een balans is een momentopname. Door de laatste dag van elk kwartaal of jaar te kiezen, kan je de voortgang van je zaak bijhouden. 31 december is een drukke dag voor balansmakers.
Vul alle balansposten behalve het eigen vermogen in. Bereken nu het verschil tussen het activa-totaal en het passiva-totaal. Voilà! Dit is het bedrag van je eigen vermogen.
Als je alle schulden aflost en alle bezittingen verkoopt, houd je alleen nog het eigen vermogen over. Je kan dit zien als de overwaarde van je bedrijf.
Eigen vermogen staat op de balans aan de kant van de crediteuren. Waarom? Omdat je bedrijf dit bedrag boekhoudkundig aan de eigenaar schuldig is. In gewoon Nederlands vertegenwoordigt het de overwaarde van je bedrijf.
