Ondernemen is risico nemen, creatief zijn en kansen benutten! Euh, meestal dan. Want een zaak runnen betekent soms ook gewoon de regeltjes volgen. Zoals die fantastische btw-aangifte, waarmee je verrekend hoeveel omzetbelasting je bedrijf binnenkrijgt en uitgeeft.
Maar hoe werkt die aangifte precies? Wanneer dien je het in? En wat zijn veelgemaakte fouten? Dit artikel maakt de btw-aangifte niet minder vervelend, maar zorgt er wel voor dat de btw-aangifte voor jou geen geheimen meer heeft…
Wat is btw (ook wel omzetbelasting genoemd)?
Iedereen weet dat btw staat voor by the way, behalve onze fiscus. Zij hebben diezelfde afkorting geclaimd voor Belasting Toegevoegde Waarde, oftewel omzetbelasting. Consumenten betalen deze belasting over vrijwel alle producten en diensten. Daarmee spekken we de staatskas aardig, by the way.
Je bedrijf betaalt niet mee, maar fungeert wel als btw-doorgeefluik. Alle btw die jouw onderneming binnenkrijgt en uitgeeft, verreken je aan het einde van elke periode met de belastingdienst. Zo komt je zakelijke btw-saldo telkens weer op nul uit.
Moet ik als zzp’er btw-aangifte doen?
Verreweg de meeste ondernemers doen btw-aangifte. De gekozen rechtsvorm maakt daarvoor niet uit. Dus of je nu de wereld gaat veroveren als zzp’er, vof, bv of welke bedrijfsvorm dan ook, dikke kans dat je omzetbelastingaangifte moet doen. Je hoort automatisch van de Belastingdienst of de btw-verplichting ook voor jou geldt, nadat je bedrijf is ingeschreven bij de KvK.
Vrijstelling btw-aangifte
Echt kleine bedrijven kunnen btw-vrijstelling krijgen. Verwacht je een jaaromzet lager dan € 20.000, meld je dan aan voor de KOR (Kleineondernemersregeling). Je brengt dan geen btw in rekening bij je klanten en je krijgt ook geen btw terug over je uitgaven.
Eerste keer als ondernemer btw-aangifte doen
Als kersverse ondernemer komt er een hoop op je af, waaronder een flinke stapel blauwe enveloppen. Je vrienden bij de Belastingdienst helpen je om de eerste keer btw-aangifte niet te vergeten. Zodra je bedrijf staat ingeschreven bij de KvK, krijg je een btw-identificatienummer. Zorg dat je dit nummer op al je facturen zet. Daarnaast ontvang je een brief zakelijke inloggegevens voor je eerste btw-aangifte. Schrijf de btw-deadlines vanaf nu met grote rode letters in je agenda, want hierna herinneren ze je niet meer.
Hoe vaak en wanneer doen ondernemers btw-aangifte?
De Belastingdienst bepaalt het aangiftetijdvak van je btw-aangifte. Dat is meestal een kwartaal. Betaal je jaarlijks minder dan € 1.883 btw, dan kan je een verzoek indienen om slechts een keer per jaar te betalen. Ben je een paar keer te laat met je aangifte of betaling? Dan kunnen ze je verplichten om elke maand aangifte te doen. Dus tenzij je fan bent van overbodig papierwerk, kan je maar beter op tijd met je aangifte zijn.
Btw-aangifte 2023
Doe je één keer per jaar btw-aangifte? Goed geregeld! Je aangifte over 2024 moet dan uiterlijk 31 maart 2025 ingeleverd en betaald zijn. Doe je btw-aangifte per kwartaal? Dan heb je na afloop van elke btw-periode precies een maand de tijd voor het indienen en het betalen van de aangifte. De deadline is dus de laatste dag van de eerstvolgende maand na de aangifteperiode. Wil je een ondernemer de stuipen op het lijf jagen? Zeg dan op de avond van de deadline, het liefst in de kroeg, hoe relaxed het is dat jij je btw-aangifte al hebt gedaan.
Hoe werkt de btw-aangifte?
Per aangiftetijdvak houd je bij hoeveel btw jij in rekening hebt gebracht en hoeveel btw anderen bij jou in rekening hebben gebracht. Heb je meer btw binnengekregen dan uitgegeven? Dan betaal je het verschil terug aan de Belastingdienst. Heb je meer btw uitgegeven dan binnengekregen? Dan betaalt de Belastingdienst het verschil aan jou uit. Ook als je helemaal geen zakelijke omzet of kosten hebt gemaakt, moet je btw-aangifte doen. Je vult dan gewoon ‘0’ in.
Hoe doe je btw-aangifte bij de Belastingdienst?
Vroegâh, toen telefoons nog knoppen hadden en we met guldens betaalden, moesten ondernemers de btw-aangifte per post naar de Belastingdienst sturen. Het was elke keer spannend of de brief op tijd aankwam. Gelukkig kan het tegenwoordig digitaal, op een van de volgende drie manieren:
Optie 1: handmatig
Je hebt een code ontvangen waarmee je kan inloggen op het online portaal ‘Mijn Belastingdienst Zakelijk’. Gebruik het formulier ‘Aangifte omzetbelasting’ om zelf de gegevens over de betreffende btw-periode in te vullen.
Optie 2: administratiesoftware
Gebruik je administratiesoftware voor je zakelijke boekhouding? Dan kan het programma de btw-gegevens naar de Belastingdienst sturen nadat je de btw-periode hebt afgesloten.
Optie 3: boekhouder
Besteed je de administratie van je bedrijf uit aan een boekhouder of accountant? Dan kan je die persoon machtigen om je btw-aangifte namens jou te doen.
Btw betalen of terugkrijgen
Zodra je de aangifte hebt verstuurd, krijg je meteen bericht dat de btw-aangifte is ontvangen. Als je moet bijbetalen, zie je het bedrag, het betalingskenmerk en de uiterste betaaldatum. Krijg je geld terug? Dan zie je het bedrag en de datum dat je het op je rekening kan verwachten. Uiteraard kan je later altijd opnieuw inloggen op ‘Mijn Belastingdienst Zakelijk’ om de gegevens op te zoeken.
Welke btw-tarieven zijn er?
In Nederland vallen alle producten en diensten binnen een van de volgende btw-categorieën:
Vrijgesteld van btw
Niet over alles hoeft btw te worden betaald. Onder deze vrijstellingen vallen onder andere verzekeringen, kinderopvang en tweedehands kleding.
0% btw-tarief
Het 0%-tarief hanteer je bijvoorbeeld als je goederen exporteert buiten de EU of internationaal personen vervoert.
9% btw-tarief
Het 9%-tarief geldt voor basisbehoeften. Denk aan voedingsmiddelen, geneesmiddelen, boeken, een fietsreparatie en een bezoek aan de kapper.
21% btw-tarief
Het 21%-tarief is het algemene btw-tarief. Hieronder vallen alle producten en diensten die niet onder de overige categorieën vallen.
Btw-aangifte te laat?
Oh nee, de btw-aangifte vergeten in te dienen! Dat is dubbel balen, want dan ben je automatisch ook te laat met het betalen van die aangifte. Maar geen paniek, het overkomt de beste ondernemers. Tot 7 dagen te laat kom je ervan af met een waarschuwing, verpakt in zo’n mooie, blauwe enveloppe.
Maar ben je meer dan 7 dagen te laat? Dan zijn de rapen gaar. Je krijgt een naheffingsaanslag met een geschat bedrag dat je aan btw moet betalen. Doe zo snel mogelijk alsnog de btw-aangifte, om daarmee het geschatte bedrag te corrigeren. Je betaalt vervolgens een boete van 3% boven op het btw-bedrag van de aangifte, plus een vaste verzuimboete van € 68. Tsja, leuker kunnen we het niet maken…
Uitstel btw-aangifte aanvragen
Mocht het onmogelijk zijn om je btw-aangifte op tijd te doen, bijvoorbeeld door brand op kantoor of een hacker die je computer blokkeert, vraag de Belastingdienst dan tijdig om uitstel. Ze kunnen streng zijn, maar als je ze op tijd informeert zijn ze juist coulant.
8 tips voor een soepele btw-aangifte
- Nette administratie
Het is niet het meest sexy onderdeel van een business runnen, maar de basis voor een soepele btw-aangifte is een up-to-date administratie. Als je handig bent met Excel kan je prima je inkomende en uitgaande btw bijhouden, maar met een boekhoudprogramma maak je het jezelf makkelijk en is je administratie minder foutgevoelig.
- Btw-tarieven splitsen
Je kan een factuur versturen of ontvangen waarop meerdere btw-tarieven staan. Bijvoorbeeld schilderwerk van 9% en parkeerkosten van 21%. Splits die kosten ook in je administratie, zodat het ingeboekte btw-bedrag overeenkomt met de factuur.
- Reserveer het btw-bedrag
Zodra een klant een factuur betaalt, zetten veel ondernemers de ontvangen omzetbelasting direct op een aparte rekening. Door deze reservering weten ze zeker dat ze de btw-aangifte kunnen betalen.
- Wees op tijd
De Belastingdienst is streng als het om data gaat. Door aangiftes op tijd te doen voorkom je boetes en een hoop stress. Download de btw-alert app van de Belastingdienst en je vergeet nooit meer een aangifte.
- Betaal op tijd
Nu je toch zo secuur bezig bent, plan je gelijk het overboeken van de btw-betaling in. Houdt een paar dagen speling aan, want je zal altijd zien dat je bank op de betaaldag storing heeft. En denk maar niet dat de Belastingdienst dat als excuus accepteert.
- Correctie vorig tijdvak
Vind je onder de autostoel nog een bonnetje van een periode die al is afgesloten? Yes! Niet weggooien, want je mag in totaal € 1.000 aan btw-foutjes corrigeren met de volgende btw-aangifte. Bij de Belastingdienst heet dat officieel suppletie, maar jij mag het gewoon een meevaller noemen.
- Juiste factuurdatum
De factuurdatum bepaalt in welke periode de btw valt. Het maakt voor de Belastingdienst niet uit op welke dag je betaalt of het geld op je rekening krijgt.
- Laatste aangifte van het jaar
De laatste btw-aangifte van het jaar is iets uitgebreider, omdat je een paar bijzondere afrekeningen verwerkt. Je betaalt dan bijvoorbeeld btw terug over het privégebruik van een zakelijke auto. En als aan het eind van het jaar blijkt dat je boven een bepaald bedrag hebt uitgegeven aan giften en relatiegeschenken, betaal je ook hierover de btw terug.
