Zakelijke kosten aftrekken om minder belasting te betalen

Voor ondernemers zijn de belastingen vrij complex in Nederland. Er is zoveel om rekening mee te houden! Toch zijn er ook een aantal aantrekkelijke fiscale voordelen voor jou als ondernemer. Naast een aantal specifieke aftrekposten voor ondernemers, mag je ook je zakelijke kosten aftrekken van de belasting. Minder belasting betalen, daar is helemaal niks mis mee. Hoe het precies zit met bedrijfskosten aftrekken en wat de voordelen zijn leggen we je graag uit.

Wat zijn zakelijke kosten of bedrijfskosten precies?

Volgens de spelregels van de Belastingdienst zijn zakelijke kosten “de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming.” De kosten moeten ook rechtstreeks betrekking hebben op je bedrijf. Dat is nog altijd een beetje grijs gebied… Als je aannemelijk kunt maken dat je kosten zakelijk zijn, mag je ze aftrekken

Wat levert zakelijke kosten aftrekken je nou precies op?

Soms hoor je ondernemers pochen over welke bedrijfskosten ze allemaal wel niet aftrekken van de belasting. Dat klinkt allemaal alsof het zo ongeveer gratis is. De waarheid is dat je die zakelijke kosten bruto betaalt en in je belastingaangifte weer aftrekt. Maar is dat nou allemaal zo interessant? Wat scheelt het je nou echt?

Om dat inzichtelijk te maken hebben we een rekenvoorbeeld:
Stel, je koopt een nieuwe laptop van € 750,- en zit je zoals veel mensen in de belastingschijf van 37%. Dan betaalt de Belastingdienst ongeveer 32% mee als je de kosten aftrekt. De laptop kost in dit geval netto € 510.

Hoeveel bedrijfskosten mag je aftrekken?

Op de vraag hoeveel zakelijke kosten je mag aftrekken is niet echt een goed antwoord te geven. Je bepaalt als ondernemer helemaal zelf hoeveel zakelijke kosten je maakt en die mag je in principe aftrekken (uitzonderingen daargelaten).

Vind jij dat je voor je werk als boekhouder een kostbare laptop met hele dikke specs nodig hebt? Helemaal prima, je mag de aanschafprijs als bedrijfskosten aftrekken. Dat je je werk misschien ook wel kunt doen op een goedkopere laptop, doet er voor de Belastingdienst niet toe. Twijfel je toch? Leg het dan eerst voor aan je accountant.

Welke zakelijke kosten mag je aftrekken?

Zoals gezegd moeten alle aftrekbare zakelijke kosten een direct verband hebben met het uitoefenen van je onderneming. Zakelijke kosten die veel bedrijven maken zijn:

Huur van je bedrijfspand

Een bedrijfspand is een soort van eerste levensbehoefte voor veel bedrijven. Samen met je collega’s aan het werk in een comfortabel pand met een goede koffiemachine is cruciaal. Nou, gelukkig voor jou valt de huur van je bedrijfspand onder zakelijke kosten. Voor de volle 100% aftrekbaar dus. Net als de koffiemachine trouwens…

Inrichting van je werkplekken of werkplaats

Ook de kosten voor alles wat in je bedrijfspand staat en wat nodig is voor de uitoefening van je onderneming zijn aftrekbaar. Denk aan meubilair, computers en kantoorartikelen. De flipperkast in de kantine misschien wat minder. Check voor de zekerheid maar even met je boekhouder.

Onderhoudskosten

In je bedrijf zijn er genoeg zaken die onderhoud vereisen. Je pand, machines, noem maar op. Gelukkig zijn ook onderhoudskosten zakelijke kosten en aftrekbaar.

Verzekeringen

Heb je zakelijke verzekeringen zoals bedrijfsaansprakelijkheid, beroepsaansprakelijkheid of een rechtsbijstandverzekering? Ook deze zakelijke kosten mag je aftrekken van de belasting.

Telefoon

Je zakelijke lijn op kantoor is 100% aftrekbaar. Ook de kosten voor je zakelijke mobiel zijn aftrekbaar. De kosten voor je thuistelefoon of privé mobiel weer niet, maar de zakelijke gesprekken die je erop voert weer wel. Misschien toch maar een ouderwetse tikkenteller opsnorren op Marktplaats?

Internet

Ook je internetaansluiting op kantoor valt onder de zakelijke kosten en is daarom aftrekbaar. Heb je thuis een privé internetaansluiting waar je ook zakelijk gebruik van maakt? Dan mag je soms een deel daarvan als zakelijke kosten aftrekken. Werk je bijvoorbeeld 1 dag per week thuis en gebruik je je internetaansluiting die dag zakelijk, dan mag je 20% van je internetabonnement aftrekken van de belasting. De vraag is of het de moeite is. Het is veel gedoe voor een klein beetje fiscaal voordeel…

Vervoerskosten

Voor je bedrijf maak je waarschijnlijk regelmatig vervoerskosten. Ook deze zakelijke kosten mag je aftrekken. We nemen verschillende vervoerskosten door.

• Openbaar vervoer
  Voor zakelijke reizen met het openbaar vervoer, mag je alle kosten aftrekken van de belasting. Een bezoek aan een klant, een netwerkmeeting of een vakbeurs zijn stuk voor stuk zakelijke reizen. Je mag ook de btw van je vervoersbewijzen terugvorderen.
  
• Auto van de zaak
  Heb je een auto van de zaak? Dan zijn alle autokosten zakelijke kosten en aftrekbaar van de winst. Je verzekering, brandstof, onderhoud en zelfs betaald parkeren zijn zakelijke kosten. Ook als je de auto leaset, zijn ze aftrekbaar als ze niet al in de leasekosten zitten. Verder zijn je leasekosten bij operational lease aftrekbaar. Bij financial lease zijn alleen de rentekosten aftrekbaar.
  Rijd je meer dan 500 privé kilometers met de leaseauto? Dan betaal je voor het privégebruik wel een bijtelling, waarvoor een percentage van de cataloguswaarde opgeteld bij je winst. Daarover betaal je extra belasting
  
• Zakelijke kilometers in je privéauto
  Gebruik je je privéauto zakelijk? Dan mag je € 0,21 per gereden kilometer aftrekken voor de zakelijke ritten. Ook als je een auto huurt, mag je die € 0,21 per zakelijke kilometer aftrekken.

Zakelijke lunch of diner

Ga je eten met een zakenrelatie? Als ondernemer voor de inkomstenbelasting mag je 80% van de kosten aftrekken van de belasting. Heb je een bv of nv? Dan ben je ondernemer voor de vennootschapsbelasting en mag je 73,5% van de kosten aftrekken. Bon appetit!

Studiekosten

Voor opleidingen en cursussen zijn de spelregels verdeeld. Als je je bestaande vakkennis ermee op peil houdt, zijn studiekosten zakelijk aftrekbaar. Maar als je nieuwe kennis op wil doen, mag je de kosten niet aftrekken. Laat je in ieder geval adviseren door je accountant of de Belastingdienst, voor je enthousiast in de studieboeken duikt.

Wanneer zijn bedrijfskosten aftrekbaar?

De regel is dat je zakelijke kosten aftrekt in het jaar waarop ze betrekking hebben. Vrij logisch ook, er zijn weinig redenen te bedenken om zakelijke kosten pas later af te trekken. Er is wel een uitzondering. Je accountant doet je belastingaangifte meestal pas in het volgende jaar. De aangifte van 2023 komt in 2024 en ook de factuur komt later. Toch komen deze kosten op de aangifte van 2023, omdat ze direct betrekking hebben op dat jaar. Laat dat maar aan die cijfergoochelaar over :

Kosten maken om minder belasting te betalen?

Door zakelijk kosten te maken, druk je de winst en betaal je minder belasting. Maar vergeet niet, wie veel belasting moet betalen heeft meestal ook lekker verdiend. Van zakelijke kosten die je sowieso moet maken, is het lekker dat je ze mag aftrekken. Maar kosten maken puur om minder belasting te betalen is ook niet altijd de oplossing. Check altijd met je accountant wat wijsheid is!