Wat is de betekenis van debiteuren?

Als ondernemer is het financieel gezond houden van je bedrijf minstens zo belangrijk als het binnenhalen van klanten. Want laten we eerlijk zijn: een volle orderportefeuille is leuk, maar als je klanten niet betalen, kun je net zo goed gratis werken. En daar wordt niemand blij van. Daarom gaan we het hebben over debiteuren: wat zijn het, waarom zijn ze belangrijk, en hoe zorg je ervoor dat je geld daadwerkelijk op je rekening belandt?

Debiteuren zijn klanten of bedrijven die je een factuur hebt gestuurd, maar die nog niet betaald hebben. Oftewel: zij hebben iets van jou ontvangen en jij hebt nog iets van hen tegoed – namelijk keiharde euro’s.

Ezelsbruggetje: Denk aan de ‘D’ van debiteuren en Dokken (geld ontvangen), en de ‘C’ van crediteuren en Cashen (geld betalen).

In boekhoudkundige termen staan debiteuren op de balans aan de activazijde. Waarom? Omdat dat geld is dat jij nog krijgt, en wat dus een bezitting voor je bedrijf vormt. Je kunt het zien als een openstaande rekening: jouw klanten hebben nog een betalingsverplichting naar jou toe.

Voer een strak debiteurenbeheer om betalingsachterstanden te minimaliseren. Overweeg automatische herinneringen en incassoprocedures.

• Carine
• Business Controller

Verschil tussen debiteuren en crediteuren

Er bestaan zowel debiteuren als crediteuren. Debiteuren zet je op de balans aan de linkerkant, bij de bezittingen (activa). Je gaat dit geld immers nog ontvangen, je hebt recht op betaling. 

Crediteuren zijn personen of bedrijven die nog geld van jou krijgen. Je hebt hun goederen of diensten al ontvangen, maar je hebt de factuur nog niet betaald. Crediteuren zet je dus aan de rechterkant van de balans, bij de schulden (passiva). 

Belang van debiteurenbeheer

Debiteurenbeheer is een belangrijk onderdeel van de financiële administratie van je bedrijf. Als ondernemer wil je natuurlijk dat je klanten je facturen netjes en op tijd betalen. Want rekeningen stapelen zich op, salarissen moeten worden betaald en als je pech hebt, zit je straks in een situatie waarin jij wél aan al je verplichtingen moet voldoen, maar je klanten lekker de kat uit de boom kijken.

Slecht debiteurenbeheer kan je cashflow serieus in gevaar brengen. En zonder gezonde cashflow ben je als ondernemer snel uitgepraat. Wist je dat een gebrek aan cashflow een van de meest voorkomende redenen is waarom bedrijven failliet gaan? Tijd dus om die openstaande facturen serieus te nemen.

Hoe voorkom je dat klanten te laat betalen?

Te laat betaalde facturen zijn een van de grootste frustraties voor ondernemers. Je hebt je werk geleverd, de factuur verstuurd en vervolgens blijft het stil. Hoe voorkom je dat debiteuren betalingen te lang laten wachten? Volledig uitsluiten kun je het niet, maar met een goed doordachte aanpak kun je het risico op late betalingen aanzienlijk verkleinen.

1. Maak duidelijke betaalafspraken en leg ze vast

Veel betalingsproblemen ontstaan door onduidelijke afspraken. Een klant die beweert dat hij dacht dat de betaaltermijn 60 dagen was in plaats van 30? Dat kun je voorkomen door betalingsvoorwaarden expliciet vast te leggen.

Duidelijke betaalafspraken bevatten in ieder geval:

• De betaaltermijn: Vaak 14, 30 of 60 dagen. Kortere termijnen verbeteren je cashflow.
• Gevolgen van te late betaling: Denk aan rente of incassokosten bij overschrijding.
• Betaalmethoden: Hoe makkelijker je het maakt, hoe sneller de betaling binnenkomt. Bied opties als iDEAL, automatische incasso of creditcard.

Tip: Laat klanten vooraf akkoord gaan met de voorwaarden, bijvoorbeeld via een ondertekende offerte of een bevestiging per e-mail. Dit voorkomt misverstanden achteraf.

2. Verstuur facturen op tijd en correct

Het lijkt vanzelfsprekend, maar facturen worden regelmatig te laat verstuurd. En als jij niet opschiet met factureren, waarom zouden je debiteuren dan opschieten met betalen?

• Factureer direct na oplevering of levering. Hoe langer je wacht, hoe lager de urgentie bij je klant.
• Zorg voor een duidelijke factuur. Vermeld een heldere omschrijving, de exacte vervaldatum en de betaalinstructies.
• Gebruik facturatiesoftware. Automatisering zorgt voor minder fouten en voorkomt dat facturen vergeten worden.

3. Stuur tijdige herinneringen en wees niet bang om te bellen

Debiteuren die niet betalen, doen dat meestal niet uit kwade wil. Vaak is de factuur simpelweg blijven liggen. Een vriendelijke herinnering kan al genoeg zijn. Een effectief herinneringsschema voor debiteuren:

• 1 dag na vervaldatum: Een korte en vriendelijke herinnering per e-mail.
• 7 dagen na vervaldatum: Nogmaals een herinnering, iets urgenter van toon.
• 14 dagen na vervaldatum: Bel de klant persoonlijk op. Een telefoontje is vaak effectiever dan een e-mail.
• 30+ dagen: Overweeg een formele aanmaning of een incassobureau.

Een telefoongesprek hoeft niet confronterend te zijn. Een eenvoudige vraag zoals:

“Goedemiddag, ik zie dat factuur #1234 nog openstaat. Kun je aangeven wanneer we de betaling kunnen verwachten?”

Hiermee geef je de klant de kans om direct te reageren zonder dat het een ongemakkelijke situatie wordt.

4. Beloon snelle betalers en ontmoedig laatbetalers

Sommige bedrijven hebben structureel een lange betaaltermijn. Dit heeft vanzelfsprekend invloed op je debiteuren. Door proactief incentives in te zetten, kun je hun betalingsgedrag beïnvloeden.

• Korting voor snelle betalers: Een kleine korting (bijvoorbeeld 2%) voor betalingen binnen zeven dagen kan klanten stimuleren sneller te betalen.
• Administratiekosten bij te late betaling: Een kleine boete voor laatbetalers kan hen aansporen om op tijd te betalen.

Uit onderzoek van de Europese Commissie blijkt dat bedrijven die incentives bieden voor snelle betalingen, gemiddeld 20% sneller hun facturen betaald krijgen.

5. Controleer de kredietwaardigheid van nieuwe klanten

Soms is het probleem niet wanneer je betaald krijgt, maar of je überhaupt betaald krijgt. Een klant die structureel financiële problemen heeft, is een risico.

• Doe een kredietcheck bij nieuwe klanten, vooral bij grotere bedragen. Dit kan via kredietinformatiebureaus of boekhoudsoftware met een kredietwaardigheidsscore.
• Bekijk de KvK-gegevens om te zien of er rode vlaggen zijn, zoals meerdere rechtsvormwijzigingen in korte tijd.
• Vraag een aanbetaling bij omvangrijke opdrachten of langdurige projecten.

Een preventieve controle bespaart je later een hoop frustratie en mogelijk verlies.

Wat als een klant echt niet betaalt?

Ondanks alle voorzorgsmaatregelen kan het gebeuren dat een klant niet betaalt. Misschien is de factuur blijven liggen, zijn er financiële problemen, of weigert de klant simpelweg te betalen. Wat je situatie ook is, met een gestructureerde aanpak vergroot je de kans dat je alsnog je geld ontvangt.

1. Stuur een officiële aanmaning (laatste betalingsherinnering)

Als herinneringen en telefoontjes geen effect hebben, is het tijd voor een formele stap: een aanmaning. Dit is een officiële brief waarin je de klant een laatste kans geeft om te betalen voordat er extra kosten of juridische stappen volgen.

Volgens de Rijksoverheid moet je bij een zakelijke klant altijd eerst een aanmaning sturen voordat je incassokosten in rekening mag brengen. Hierin geef je de debiteur veertien dagen om alsnog te betalen zonder bijkomende kosten. Blijft de betaling daarna uit, dan mag je wettelijk vastgestelde incassokosten in rekening brengen.

Een effectieve aanmaning bevat:

• Factuurgegevens: Factuurnummer, bedrag, en oorspronkelijke vervaldatum.
• Betaaltermijn: Een redelijke deadline (bijvoorbeeld 7 of 14 dagen).
• Duidelijke toon: Zakelijk en professioneel, maar wel ferm.
• Vermelding van incassokosten: Als de betaling niet binnen de gestelde termijn wordt voldaan, zullen er extra kosten in rekening worden gebracht.

Voorbeeldtekst:

“Beste [Naam],

Wij herinneren u eraan dat factuur [factuurnummer] ter hoogte van [bedrag] op [oorspronkelijke vervaldatum] voldaan had moeten zijn. Tot op heden hebben wij deze betaling niet ontvangen. Wij verzoeken u vriendelijk doch dringend om dit bedrag binnen [aantal dagen] over te maken. Indien de betaling uitblijft, zijn wij genoodzaakt verdere stappen te ondernemen, wat extra kosten met zich mee kan brengen. Wij vertrouwen erop dat dit niet nodig zal zijn.”

Met vriendelijke groet,
[Jouw bedrijfsnaam]

Als je een zakelijke relatie wilt behouden, is het verstandig om de toon redelijk te houden. Maar wees niet bang om duidelijk te maken dat dit de laatste herinnering is.

Volgens de Wet Incassokosten (WIK) mag je extra kosten rekenen voor te late betalingen. Dit kan helpen om klanten aan te sporen alsnog te betalen.

2. Schakel een incassobureau in om debiteuren te innen

Als de aanmaning wordt genegeerd, kun je overwegen een incassobureau in te schakelen. Dit is vaak een effectieve tussenstap voordat je juridische stappen zet.

Hoe werkt een incassobureau?

• Het bureau neemt namens jou contact op met de debiteur.
• Ze sturen extra betalingsherinneringen en kunnen strengere maatregelen inzetten.
• Sommige bureaus bieden ‘no cure, no pay’, wat betekent dat ze alleen betaald krijgen als zij de schuld kunnen innen.

Volgens Rijksoverheid mogen incassobureaus geen buitensporige kosten rekenen. De maximale incassokosten die een ondernemer in rekening mag brengen zijn wettelijk vastgelegd en variëren per openstaand bedrag. Een incassobureau is een goede optie als je zelf geen tijd wilt verspillen aan betalingsopvolging, maar je klant toch nog een kans wilt geven om zonder juridische gevolgen te betalen.

3. Start een juridische procedure

Als een incassobureau geen resultaat oplevert en het gaat om een substantieel bedrag, kun je overwegen om juridische stappen te zetten. Er zijn verschillende opties, afhankelijk van het bedrag en de situatie. Volgens de Rijksoverheid kun je bij een succesvolle rechtszaak de proceskosten en incassokosten vaak op de debiteur verhalen.

A. Deurwaarder en kantonrechter (voor bedragen tot €25.000)

Voor relatief kleinere bedragen kun je een gerechtelijke incassoprocedure starten via de kantonrechter. Dit verloopt in stappen:

1. Dagvaarding versturen – Een gerechtsdeurwaarder bezorgt een officiële dagvaarding aan de debiteur.
2. Zitting bij de kantonrechter – De rechter bekijkt het bewijs en doet een uitspraak.
3. Uitvoering van het vonnis – Bij een positieve uitspraak kan een deurwaarder beslag leggen op loon, bankrekeningen of goederen van de debiteur.

Voordeel: Dit proces is relatief laagdrempelig.
Nadeel: De debiteur kan in verzet gaan, waardoor het langer duurt.

B. Civiele procedure bij grotere bedragen (€25.000 en hoger)

Voor grotere bedragen is een civiele procedure via een advocaat en rechtbank noodzakelijk. Dit kan langduriger en kostbaarder zijn, maar bij een sterk dossier is de kans groot dat je je geld krijgt.

• Je advocaat stelt een dagvaarding op en dient deze in bij de rechtbank.
• De rechter beoordeelt de zaak en kan een dwangbevel opleggen aan de debiteuren.
• Als de debiteuren niet betalen, kan er beslag gelegd worden op bezittingen.

Dit is een serieuze stap en moet worden overwogen als het echt de moeite waard is.

Alternatieve opties voor debiteuren: factoring en kredietverzekering

Als je regelmatig te maken hebt met laatbetalende klanten, zijn er manieren om het risico structureel te verkleinen.

Factoring: Je facturen direct laten uitbetalen

Bij factoring verkoop je je facturen aan een derde partij (de factor). Zij betalen jou direct een groot deel van de factuur en nemen het debiteurenrisico over. Dit is een snelle manier om cashflowproblemen te voorkomen.

• Voordeel: Je krijgt direct je geld en hoeft zelf geen incasso meer te doen.
• Nadeel: De factor houdt een percentage in als vergoeding.

Kredietverzekering: Bescherming tegen wanbetaling

Met een kredietverzekering verzeker je jezelf tegen het risico dat een klant niet betaalt. Dit is vooral interessant bij grote zakelijke klanten of internationale handel.

• Voordeel: Je bent verzekerd van een betaling, zelfs als de klant failliet gaat.
• Nadeel: Het brengt extra kosten met zich mee.

Wanneer moet je een factuur afschrijven?

Soms is de realiteit dat een factuur nooit meer betaald gaat worden. Dit gebeurt bijvoorbeeld als een klant failliet is gegaan of spoorloos verdwenen is. In dat geval kun je de factuur afschrijven als oninbare vordering in je boekhouding.

Volgens de Belastingdienst mag je oninbare vorderingen aftrekken als je kunt aantonen dat je serieuze pogingen hebt gedaan om het bedrag te innen. Dit kan fiscale voordelen hebben en helpt je boekhouding op orde te houden. Afschrijven is natuurlijk het laatste redmiddel, maar soms is het beter om de energie elders in je bedrijf te steken dan eindeloos achter een hopeloze vordering aan te jagen.

Slimme tools voor debiteurenbeheer

Je hoeft je debiteuren niet handmatig te beheren. Er zijn verschillende softwareoplossingen die je kunnen helpen:

• Moneybird – Gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware met automatische facturen en herinneringen.
• Exact Online – Voor bedrijven die net iets meer functionaliteiten nodig hebben.
• Debiteuren365 – Gespecialiseerd in debiteurenbeheer en opvolging van openstaande facturen.

Met de juiste tools bespaar je tijd en hoef je niet voortdurend achter je betalingen aan te zitten.

Lang verhaal, kort: neem je debiteuren serieus

Een goed debiteurenbeheer is essentieel voor een financieel gezond bedrijf. Je wilt niet alleen omzet maken, maar ook daadwerkelijk betaald krijgen. Zorg daarom dat je betalingsvoorwaarden helder zijn, stuur facturen op tijd en wees niet bang om achter je geld aan te gaan. Want uiteindelijk is ondernemen niet alleen hard werken, maar ook slim omgaan met je geld. En daar hoort een strak debiteurenbeheer gewoon bij.