Ein-de-lijk orde op zaken: 7 tools voor een efficiënte financiële administratie

De voordelen van een goede financiële administratie

Stel je voor: je administratieve wonder, we noemen haar voor het gemak Anne-Fleur, is net met vakantie. Je bent compleet op jezelf aangewezen, maar uit haar administratieve systeem word je nul komma nul wijzer. Aah! Daar had je als startende ondernemer nou net zo’n hekel aan: zelf je financiële zaken regelen.

Wees gerust! Je kopzorgen verdwijnen als sneeuw voor de zon met deze handige online tools voor je dagelijkse werk en financiële administratie. De voordelen vallen amper op te sommen, maar we proberen het toch:

• Je bespaart tijd en energie
• Je hebt een volledig overzicht voor de Belastingdienst (leuker kunnen we het niet maken…)
• Je hebt zelf duidelijk inzicht in de financiële gezondheid en cashflow van je onderneming
• Als je een zakelijk krediet of lening wilt aanvragen, dan is een goede financiële administratie essentieel!

De juiste tools om tijd te besparen met je financiële administratie

Van Post-its tot vervaagde bierviltjes: inzicht in je geldzaken begint altijd met de juiste administratie. Maak je gebruik van een papieren administratie, digitaal of juist een combinatie? Wat het ook is: zorg dat je weet waar je alles kunt terugvinden. Probeer onderstaande gebruiksvriendelijke en ondersteunende financiële tools uit: zo weet je snel wat het beste werkt voor jouw onderneming.

1. Todoist

Het opstellen van een actueel to-do lijstje is vaak al het halve werk. Zo zal Anne-Fleur nooit meer vergeten om op tijd je administratie te doen of om een speciale kantoorlunch te regelen met die knetterbelangrijke klant die weer eens langskomt.

Todoist biedt je de mogelijkheid om al je taken volledig te organiseren. Je kunt notities toevoegen en pushnotificaties of tijdige herinneringen instellen. Daarnaast is het mogelijk om taken te delen met je collega’s en deze ook offline te beheren. Handig, voor als je op vakantie plotseling iets te binnen schiet. Todoist is gratis te gebruiken voor kleinere projecten. Makkelijk, snel én tijdbesparend: get organized!

2. Toggle

Iedere medewerker werkt anders: Hugo werkt in een rap tempo door, terwijl Carlijn en Younes hun creativiteit loslaten op een gezamenlijk project. Het is een pittige klus om alle uren per losse taak of project bij te houden, zeker als je in groepsverband werkt.

Met Toggle kun je gemakkelijk je uren bijhouden. Of het nu gaat om alle uren, per project of gewoon een losse taak. Het is daarnaast ook mogelijk om een team aan te maken; zo kan iedereen die meewerkt aan een project, hier apart zijn of haar uren opschrijven. De app is handig voor freelancers en kleine ondernemingen. Met pak ‘m beet 5 medewerkers is Toggle zelfs helemaal gratis!

3. Money Pro

Oud maar goud: je financiële overzicht bewaken met een huishoudboekje. Zo heb je snel inzicht in je financiën en kun je nauwkeurig bijhouden wanneer en hoeveel geld je hebt uitgegeven.

Money Pro is een eenvoudige budget-app die je inkomsten en uitgaven bijhoudt van je zakelijke rekening. De app is makkelijk te gebruiken: je kunt kassabonnen toevoegen, een rapport maken van je inkomsten en uitgaven en een jaarbegroting opstellen. Extra voordeel: je krijgt een waarschuwing wanneer het tijd is om te betalen. Zo betaal je je facturen altijd op tijd! De app is niet helemaal gratis: voor € 5,49 kun je de app downloaden en installeren.   

4. Gekko

Stel je voor: het loopt net lekker bij die ene klant en je wilt ‘even’ extra netwerken om zo meerdere klussen binnen te halen. Als zzp’er verlies je soms de tijd uit het oog en dan schiet je administratie er op zijn beurt weer bij in.

Gekko biedt uitkomst voor de kleine ondernemer. Deze ondernemers kunnen gebruikmaken van het Gekko Basic account die alle ondersteuning biedt om je online administratie bij te houden. Van uren bijhouden en onkostenregistratie tot het maken van rapportages. Je kunt het account gebruiken zo lang je wilt!

5. Moneybird

Anne-Fleur droomt steeds vaker van een carrièreswitch: wat zou het voor haar (en voor jou ook natuurlijk) fijn zijn als ze een aantal van haar administratieve werkzaamheden kan automatiseren.

De Moneybird– applicatie leest automatisch je banktransacties, scant en herkent facturen, werkt met automatische boekingsregels en heeft een goede API, zodat je het makkelijk kunt koppelen met je eigen systemen. Het is een handige assistent die snel automatiseert, controleert en niet al je dure koffie opdrinkt ;). Je kunt Moneybird 60 dagen gratis uitproberen. Wie niet waagt, die niet wint!

6. Employes

Niet alleen jij houdt je onderneming draaiende: zonder je werknemers ben je nergens. Alle knuffels en dankwoorden ten spijt: ze willen vooral fatsoenlijk betaald worden. En op tijd, dat ook. Dat fix je met Employes.

Met Employes kun je snel en eenvoudig werknemersgegevens invoeren en bekijken. Van loonstroken aanmaken tot het bijhouden van verlofdagen: jij hebt nu de salarisverwerking van je onderneming volledig in de hand, met één gebruiksvriendelijke en tijdbesparende tool voor je salarisadministratie. Aan de tool hangt wel een prijskaartje: voor het salarispakket betaal je maandelijks € 25 en € 5 per medewerker. Gelukkig kun je het eerst vrijblijvend gratis uitproberen.

7. Basecone

Het is misschien wel een toffe peer, maar soms heb je gewoon echt even geen zin om aan te kloppen bij de boekhouder. Met de juiste tool regel je zelf je klantenbeheer, budgettering en facturatie.

Zowel het opmaken van offertes en facturen als het verwerken van de btw-aangifte is in een handomdraai gepiept met Basecone. Je kunt makkelijk al je facturen in de cloud scannen, herkennen en goedkeuren. Basecone is 14 dagen gratis beschikbaar. Geen interesse? No problemo, het zijn fatsoenlijke mensen. Dan zetten ze je abonnement meteen weer stop.